司法观点

用人单位可以通过工作邮箱向劳动者发送通知及工作任务，但劳动者并无每日查看工作邮箱的强制义务。如工作事态紧急，用人单位应在邮件之外以电话或短信方式催促劳动者及时完成工作任务，而不得直接以劳动者拒不服从工作安排为由对劳动者进行管理处分。

知识点

1、用人单位可通过工作邮箱向劳动者发送通知、布置工作任务

2、用人单位对劳动者进行管理处分应具有合理性

3、用人单位可在规章制度中规定员工应每日查看工作邮箱

4、用人单位在做出管理处分之前应听取员工辩解意见……详情见下文

经典案例

周某于2011年4月11日进入A公司工作，双方签订的最后一份劳动合同是自2015年4月10日起的无固定期限劳动合同。

2017年1月13日，周某与公司经理讨论年休假安排过程中，周某要求经理将相关信息发送至其工作邮箱。2017年3月28日至4月26日，周某曾通过电子邮件申请休病假。

2017年4月27日午后，公司经理通过电子邮件要求周某当日更新简历，简历需侧重于协作工作及培训计划。次日，经理再次通过邮件告知周某其未收到简历。2017年5月3日，A公司向周某发送书面经公告，载明：人力资源部收到周某分管经理反映称其未根据4月27日和28日邮件要求更新项目简历，且未收到回复或解释，人力资源部在2017年5月2日下午通过电子邮件追问周某为何拒绝执行分管经理的工作安排，也无邮件回复。后经人力资源部面谈提醒后，周某才于5月2日下午17：40分回复电子邮件。因此，周某已错失了被推荐至新项目的机会，也导致A公司失去一次增加项目收益的机会。A公司认为周某无正当理由不回复分管经理邮件的行为，违反员工手册2.3.4条规定，给予书面警告。

2017年5月4日，A公司再次向周某发出书面警告，载明：由于周某在办公室大声喧哗，并在同事面前使用粗言秽语侮辱人力资源经理，故给予书面警告。同日，A公司以周某收到两次书面警告为由解除劳动合同。

2017年5月15日，周某向劳动人事争议仲裁委员会申请仲裁，要求A公司支付违法解除劳动合同赔偿金。仲裁委裁决不予支持周某的请求。周某不服该裁决，依法起诉。

法院认为

本案的争议焦点为周某未及时查看邮箱、未及时提交更新后的简历的行为是否属于拒不服从合理的工作安排或工作指令。认定员工属于“拒不服从合理的工作安排或工作指令”应具备以下要件：第一，工作安排或指令具有合理性；第二，员工明确知晓该工作安排或指令；第三，员工确有拒不服从的主观故意。

就本案而言，关于第一项要件，本院确认A公司要求周某更新简历的工作指令系合理工作安排。

关于第二项要件，根据查明事实，周某的分管经理于2017年4月27日午后通过邮箱要求周某于当日提供更新的简历，但双方确认周某于5月2日前未登陆邮箱，故该指令于5月2日人力资源部与周某面谈前并未到达周某。

关于第三项要件，首先，周某未及时查看邮件能否认定其具有主观故意。A公司称每日查看工作邮箱系常识，周某未及时查看邮箱系对工作的懈怠，并提供了周某在申请年休假、病假过程中要求使用或使用邮箱的相关证据，但A公司并未提供其要求员工每日必须查看工作邮箱以及每日查看工作邮箱具体时间的相关规定，故员工未每天查看工作邮箱并不违反相关规定；

此外，A公司确认其使用的工作邮箱并无短信通知等提醒员工及时查收邮件的功能。从常理而言，在此情况下员工亦无法保证每时每刻都能查收新邮件，且工作邮箱亦非唯一的工作沟通方式。

基于以上两点理由，本院认为如确有周某在不足半天的时间内未完成更新简历的工作任务，将对公司业务造成重大影响的情况，周某的分管经理亦可通过微信、短信、电话等方式向周某下达该工作指令，而非仅仅等待周某自行查看邮箱。

其次，从周某知晓该工作指令后的完成时间来看，其于5月2日当天即提交了更新后的简历，可见其并无拒绝合理工作安排的故意。

综上，本院认为，A公司就此认定周某拒不服从合理的工作安排或工作指令过于严苛，该次警告处分缺乏合理性。

关于第二次警告处分，因周某确有辱骂同事的行为，本院认为该次处罚符合员工手册第九章第二条处罚条例之2.2.6条的规定。

然，根据员工手册第九章第二条处罚条例之第2.2.12条的规定，员工在一年内两次书面警告的，可给予解除劳动合同处分，现A公司的第一次警告行为缺乏合理性，故A公司由此给予的解除处分并不符合员工手册的规定，故本院认为A公司系违法解除劳动合同。鉴于A公司对周某主张的赔偿金数额不持异议，故本院确认其应当支付周某违法解除劳动合同赔偿金217,507.68元。

故，法院判决A公司向周某支付违法解除劳动合同赔偿金。

律师点评

上述典型案例涉及到了对解除劳动合同合法性的认定，我们对此作几点阐释：

1、用人单位可通过工作邮箱向劳动者发送通知、布置工作任务

工作邮箱是用人单位统一为劳动者开通的邮箱，此类邮箱拥有统一后缀名，且用人单位可以自行设定管理员来分配和管理所有员工的邮箱账号，并根据员工的部门、职能的不同来设定邮箱的空间、类别和所属群体。目前，工作邮箱已被普遍使用。

工作邮箱不同于私人邮箱的最大特点在于，工作邮箱的账号可以与特定劳动者所绑定，相当于“实名认证”。因此，如果向某员工的工作邮箱发送邮件，该员工再抗辩此邮箱使用人并非其本人，法院一般不予采信。

鉴于工作邮箱的使用便捷性以及实名认证特点，工作邮箱成为了一个受用人单位所青睐的发送通知、布置工作任务的途径。如果用人单位需要向全体劳动者全面征求意见，或对某个文件进行公示，工作邮箱是一个较为理想的方式。

但需要注意的是，工作邮箱的及时性不如电话或短信，用人单位向劳动者的工作邮箱发送邮件后，无法确保劳动者即时查看并回复邮件。因此，如果事态紧急，建议用人单位发送邮件后再进行电话或短信催促。

2、用人单位对劳动者进行管理处分应具有合理性

用人单位有权制定用工管理制度，也有权据此对劳动者进行管理处分，但处分应具有合理性。

首先，规章制度的内容必须具有合理性，否则法院可能认定用人单位无权依据该规章制度进行管理处分。例如，规定员工上班不能迟到，迟到一分钟就要被开除。这种规定显然是缺乏合理性的。

其次，管理处分要与劳动者违反规章制度的严重程度相匹配。劳动者违反规章制度的严重程度要从劳动者的主观故意、具体行为及造成后果三方面来认定。对于无主观故意、轻微违反规章制度且未造成严重后果的劳动者，用人单位可以适当减轻处分等级或措施。例如本应将其开除，但可以先对其进行书面警告。

本案中，周某未及时查看、回复邮件的行为的确有不当之处，但考虑到工作邮箱发布工作任务缺乏及时性、且周某也在人力资源部催告之后弥补了自己的过错，故不应认定周某的行为属于拒不服从合理的工作安排。A公司未综合考虑周某违反规章制度的具体情节就作出警告处分，缺乏合理性。

公司治理建议

1、用人单位可在规章制度中规定员工应每日查看工作邮箱

劳动者使用工作邮箱、每日查看工作邮箱虽然是一种通行做法，但是这种做法并不具有强制性，也不适用于所有劳动者。因此，为弥补工作邮箱缺乏及时性的弊端，用人单位可在规章制度中规定劳动者应每日登陆查看工作邮箱。

此外，用人单位对重要文件进行公示或征求意见时，应采用多种途径。除发送邮件之外，还应在OA、钉钉或其他平台上同步进行公示。

2、用人单位在做出管理处分之前应听取员工辩解意见

用人单位认定员工违反规章制度时，首先应先进行必要的调查，包括查看监控录像、向相关人员询问情况等。

其次，要听取该员工本人的辩解意见，不能直接依据他人的陈述就断定该员工实施了违反规章制度的行为。及时该员工实施此类行为，也应当听取该员工是否有特殊原因或正当理由。

法条指引

《中华人民共和国劳动合同法》

第三十九条 劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同： 

（一）在试用期间被证明不符合录用条件的； 

（二）严重违反用人单位的规章制度的； 

（三）严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的； 

（四）劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经用人单位提出，拒不改正的； 

（五）因本法第二十六条第一款第一项规定的情形致使劳动合同无效的； 

（六）被依法追究刑事责任的。